Datenschutzhinweis

Der Kunstbibliotheken-Fachverbund Florenz – München – Paris – Rom (kubikat-Verbund) legt großen Wert auf den Schutz und die Sicherheit personenbezogener Daten. Dabei richtet er sich nach den entsprechenden Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Auf dieser Seite erhalten Sie genaue Informationen dazu, welche Arten von Daten zu welchen Zwecken erfasst und verarbeitet werden.

Verantwortliche

Verantwortliche im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen sind die vier kubikat-Kooperationspartner:

Kunsthistorisches Institut in Florenz, Max-Planck-Institut
Bibliothek
Via Giuseppe Giusti 44
50121 Firenze
Italien
Vertreten durch: Prof. Dr. Gerhard Wolf

Zentralinstitut für Kunstgeschichte
Katharina-von-Bora-Str. 10
80333 München
Vertreten durch: Prof. Dr. Ulrich Pfisterer

Deutsches Forum für Kunstgeschichte, Institut der Max Weber Stiftung - Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland
Hôtel Lully
45, Rue de Petits-Champs
75001 Paris
Frankreich
Vertreten durch: Prof. Dr. Peter Geimer

Bibliotheca Hertziana, Max-Planck-Institut für Kunstgeschichte
Via Gregoriana 28
00187 Roma
Italien
Vertreten durch: Prof. Dr. Tanja Michalsky

Datenschutzbeauftragte

Kunsthistorisches Institut in Florenz, Max-Planck-Institut, und Bibliotheca Hertziana, Max-Planck-Institut für Kunstgeschichte:

Datenschutzbeauftragte der Max-Planck-Gesellschaft
Hofgartenstraße 8
D-80539 München
Telefon: +49 (0)89 2108-1554
E-Mail: datenschutz@mpg.de

Zentralinstitut für Kunstgeschichte:

Datenschutzbeauftragter des Zentralinstituts für Kunstgeschichte
Katharina-von-Bora-Str. 10
80333 München
Telefon: +49 (0)89 289-27582
E-Mail: datenschutz@zikg.eu

Deutsches Forum für Kunstgeschichte (Institut der Max Weber Stiftung - Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland):

Datenschutzbeauftragter der Max Weber Stiftung
Rheinallee 6
53173 Bonn
Telefon: +49 (0)228 377 86-14
E-Mail: datenschutz@maxweberstiftung.de

kubikat-Kontaktadresse: kubikat@zikg.eu

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Der kubikat setzt Alma/PrimoVE der Firma Ex Libris als zentrale Bibliotheksmanagementsoftware zur Steuerung und Umsetzung seiner wesentlichen Arbeits- und Verwaltungsprozesse ein. Das umfasst auch die Verwaltung personenbezogener Nutzerdaten im Rahmen der Mediennutzung (Ausleihe, Verlängerung, Vormerkung, Nutzerkommunikation, Zugang zu elektronischen Ressourcen). Als Rechercheportal kommt PrimoVE zum Einsatz, das den Nutzenden Literaturrecherchen und Medienbestellungen, sowie damit verbundene Services und den Zugang zu lizenzierten elektronischen Inhalten ermöglicht.

Die Recherche in kubikat ist ohne persönliche Anmeldung möglich. Aus technischen Gründen werden beim Zugriff auf den kubikat personenbezogene Verbindungsdetails in Protokolldateien (Logfiles) gespeichert.

Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der persönlichen Registrierung und Anmeldung („Mein kubikat“):

Benutzerstammdaten (Nachname, Vornamen, Titel / Anrede, Benutzergruppe, bevorzugte Sprache, Geburtsdatum, Ablaufdatum, Benutzerausweisnummer, Benachrichtungstyp(en), Löschdatum)
Kontaktdaten (E-Mail-, Telefon-, Adressdaten)
Nutzerkennung
Notizen Benutzung
Benutzerrollen und -rechte
Nutzungssperren
Statistikdaten Benutzung
Kommunikationsdaten (Informationsschreiben etc.)
Ausleihdaten (Bestellungen, Vormerkung, Ausleihen, Transaktionsdaten)
Daten im kubikat (PrimoVE): Favoriten, Gespeicherte Suchanfragen, Logfiles (IP-Adressen)
Passwort Benutzer

Sensible und schutzwürdige Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO werden im Rahmen der Nutzung von Alma/PrimoVE nicht erhoben.

Die Datenverarbeitung des kubikat-Bibliotheksmanagementsystems (Alma/PrimoVE) erfolgt cloudbasiert auf Servern des Unternehmens Ex Libris (Deutschland) GmbH, Ottenser Hauptstraße 2-6, c/o REGUS Business Centre, 22765 Hamburg, innerhalb der Europäischen Union. auf der Grundlage der zwischen den kubikat-Bibliotheken und Ex Libris vertraglich vereinbarten Auftragsdatenverarbeitung.

Die Bibliothek des Zentralinstituts für Kunstgeschichte verwendet als Authentifizierungstechnologie für lizenzierte Angebote den Hidden Automatic Navigator (HAN). Dieser Web-Server ist ein Reverse Proxy. Dies bedeutet, dass der Benutzer nicht direkt mit dem Anbieter von Online-Ressourcen kommuniziert, sondern ausschließlich mit dem HAN-Server der Bibliothek des Zentralinstituts für Kunstgeschichte. Es werden folglich keine personenbezogenen Daten an die Anbieter von Online-Ressourcen weitergegeben.

E-Mail:

Informationen, die Sie unverschlüsselt per Elektronischer Post (E-Mail) an uns senden, können möglicherweise auf dem Übertragungsweg von Dritten gelesen werden. Wir können in der Regel auch Ihre Identität nicht überprüfen und wissen nicht, wer sich hinter einer E-Mail-Adresse verbirgt. Eine rechtssichere Kommunikation durch einfache E-Mail ist daher nicht gewährleistet. Wir setzen Filter gegen unerwünschte Werbung (SPAM-Filter) ein, die in seltenen Fällen auch normale E-Mails fälschlicherweise automatisch als unerwünschte Werbung einordnen und löschen. E-Mails, die schädigende Programme (Viren) enthalten, werden von uns in jedem Fall automatisch gelöscht.

Bei der Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail werden Ihre Angaben zwecks Bearbeitung der Anfrage sowie für den Fall, dass Anschlussfragen entstehen, gespeichert.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ergibt sich, soweit nichts anderes angegeben ist, aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e und f DSGVO. Demnach ist es uns erlaubt, die zur Erfüllung einer uns obliegenden Aufgabe erforderlichen Daten zu verarbeiten (z.B. Daten von Nutzenden). Soweit Sie in eine Verarbeitung eingewilligt haben, stützt sich die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Benutzerdatenverarbeitung für die Ermöglichung und Abwicklung von Bibliotheksservices für Nutzer: Zulassung zur Benutzung und Ausstellung eines Bibliotheksausweises; Führung eines Benutzerkontos; Abwicklung des Ausleihvorgangs von der Recherche, Bestellung bzw. Vormerkung eines Mediums über die Ausleihverbuchung bis zur Rücknahme des Mediums; Zugriff auf E-Medien; Abwicklung von Verlust- und Schadensfällen; Beantwortung von Benutzeranfragen; statistische Auswertung.

Dauer der Speicherung

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung bzw. Vertragserfüllung erforderlich ist.

Die Löschung aller Daten erfolgt mit Beendigung des Benutzungsverhältnisses, sofern keine offenen Vorgänge vorhanden sind bzw. alle Ansprüche erloschen bzw. nicht mehr durchsetzbar sind und damit keine Aufbewahrungspflicht besteht. Die Löschung erfolgt automatisch nach fünf Jahren Inaktivität, oder drei Jahre nach Erreichen des Ablaufdatums des Bibliothekskontos oder durch vorherige manuelle Löschung (z. B. aufgrund einer Löschanforderung durch den Nutzer).

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sie können jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen. Daraufhin werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr durch die kubikat-Bibliotheken bzw. den Beauftragten verarbeitet, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Wenn Sie in die Verarbeitung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird dadurch nicht berührt.

Bei Fragen zu Auskunft, Widerspruch, Löschung etc. wenden Sie sich bitte an kubikat@zikg.eu

Änderungen der Datenschutzbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung kann gegebenenfalls im Laufe der Zeit angepasst werden, z.B. wenn sich rechtliche Rahmenbedingungen ändern oder neue Funktionalitäten oder Services dies erfordern.

Mit der Nutzung der Webseite erklären Sie sich mit diesen aktuell gültigen Bedingungen dieser Richtlinien zum Schutz persönlicher Daten einverstanden.